ICT–kustannukset kuriin, mutta ei mihin tahansa kuriin.

Ankeat talousnäkymät aiheuttavat säästöpaineita yritysten kaikissa toiminnoissa, ja ICT saa niistä yleensä osansa. Tämänvuotisen IT–Barometrin mukaan IT-kustannusten osuus yritysten liikevaihdosta onkin laskenut edellisvuosista – siitä huolimatta, että IT:n mahdollistamat liikevaihdon kasvu ja kustannusten säästö liiketoiminnassa olivat molemmat edellisvuotta korkeammalla tasolla. Positiivinen tulkinta tuloksista olisi, että IT:n säästöt on tehty oikeissa paikoissa ja hyötyjä menettämättä. Tätä tulkintaa tukee barometrin havainto että IT on kasvattanut liikevaihtoa erityisesti niissä yrityksissä, joissa siihen suhtaudutaan suunnitelmallisesti ja joissa sen vaikutuksia ja liiketoimintahyötyjä mitataan. Toisaalta havainto antaa aihetta yrityksille varmistaa, että ne kuuluvat tähän joukkoon, jossa ICT-toiminnon kustannuksia ja hyötyjä mitataan ja aktiivisesti johdetaan, tai ainakin alkaa pohtia miten kyseiseen klubiin pääsee jäseneksi.

ICT:n merkitys lähes kaikelle liiketoiminnalle kasvaa edelleen, ja monilla toimialoilla se on jo samassa asemassa kuin tuotantolinja perinteisessä tehtaassa. Jos linja seisoo tai toimii vajaateholla, kassavirtaan ilmaantuu akanpyörre. Jos linjan toiminta ei ole tehokasta, tuhlataan resursseja. Siksi ICT:ssäkin on olennaista ymmärtää kustannusten lisäksi vaikutus liiketoimintaan ja erotella hyvät kustannukset pahoista.

Ensimmäinen jakolinja on erottaa investoinnit olemassaolevan ICT:n käyttökustannuksista. Investointeja tulee tietysti arvioida kuten mitä tahansa muitakin investointeja, eli pääsääntöisesti kannattavuuden perusteella. Ongelmana on, että ICT–investointien tuottoa on toisinaan varsin vaikeaa arvioida. Tuotot saattavat tulla liikevaihdon kasvattamisen tai toiminnan kustannuksissa säästämisen kautta; nämä puolestaan voivat perustua joko yksityiskohtaiseen kassavirta-analyysiin tai pelkästään uskottavan kuuloiseen tarinaan. Usein arvio asettunee johonkin kohtaan näiden välisellä janalla. Yleensä tuotto-odotukset perustuvat tietyille oletuksille, ja keskeistä on ymmärtää nämä oletukset ja niiden perusteet, arvioida oletusten uskottavuus sekä ymmärtää vaikutus investoinnin tuottoon, mikäli todellisuus ei suostu noudattamaan oletuksia: toisin sanoen tehdä stressitestit eri oletusarvoilla.
Oma lukunsa ovat investoinnit jotka on tehtävä tiettyjen uhkien tai riskien välttämiseksi – näitä voivat olla joutuminen poikkiteloin lainsäädännön tai alan standardien kanssa, ympäristövahingon riski tuotannonohjausjärjestelmän pettäessä, jne. Tämäntyyppiset investoinnit yleensä välttävät säästölistoille joutumisen, hyvästä syystä.

Olemassaolevan ICT-paletin pyörittäminen sisältää sekin investoinninomaisia piirteitä, kuten rautatavaran uusimista, ohjelmistojen päivitystä ja tietoliikennekapasiteetin lisäyksiä. Näissä voidaan painottaa joko uudemman teknologian tuottavuushyötyjä tai kustannussäästöjä niin kauan kuin ikääntyvän kaluston aiheuttamat riskit pysyvät siedettävinä, lähestymistavasta riippuen. Tässäkin suhteessa saattaa joskus olla vaikeaa ennakoida kokonaisvaikutuksia. Olen nähnyt tapauksen, jossa PC-käyttöjärjestelmässä hypättiin yhden sukupolven yli ja ajettiin Windows 2000 loppuun, siis laite- ja softatuen loppuun, ja vaihdettiin siitä suoraan Vistaan (sivuhuomautuksena voi todeta, että Vista on saanut osakseen paljon kritiikkiä yrityskäyttöjärjestelmänä, mutta kaikki riippuu siitä mihin vertaa -Windows 2000:een vertaaminen asettaa Vistan varsin edulliseen valoon). Yhden käyttöjärjestelmäsukupolven väliinjättäminen tuotti kyllä merkittäviä säästöjä, mutta kun päivitys lopulta tehtiin, muiden järjestelmien tuominen W2K–ympäristöstä Vistaan osoittautui paljon arvioitua työläämmäksi – ja siis kalliimmaksi. Lisäksi voi sitten arvioida, minkä verran vanhentuneiden työkalujen käytöstä aiheutui tuottavuuden menetystä ja yleistä pahaa mieltä.

Näiden käyttökustannusten ja investointien välimaastoon sijoittuvien toimenpiteiden lisäksi on toki aina syytä kriittisesti arvioida varsinaisia käyttökustannuksia ja niillä tuotettuja palveluita. Melkein aina voidaan löytää säästöjä, mutta säästöjen vaikutukset on ymmärrettävä. Monet infrastruktuuriin littyvät kustannukset, kuten telekommunikaatio ja palvelinkapasiteetti ovat luonteeltaan hyödykkeitä, ja niiden yksikkökustannusten trendin tulisi olla laskeva; tehtäväksi jää erottaa ja ymmärtää volyymin ja yksikkökustannusten vaikutukset ja miettiä halutaanko volyymin mahdolliseen kasvuun puuttua, vai onko se tarpeen bisneksen kasvattamiseksi. Sovellusten ylläpidon suhteen taas kustannusten tulisi olla palvelutason funktio. Kaikki sovellukset eivät ole yhtä tärkeitä, ja ylläpidon palvelutason ja hinnan kunkin sovelluksen osalta tulisi heijastaa sen kriittisyyttä liiketoiminnalle.

Kaiken tämän lähtökohtana luonnollisesti on, että yrityksellä on kohtuullisen terävä kokonaiskuva ICT-kustannuksistaan. Aina sekään ei ole helppoa, kuvaa saattaa pirstaloittaa se että osa kustannuksista on ICT–osaston budjetissa, osa hajallaan eri bisnesyksiköiden budjeteissa, ja osa yleisissä hallintokuluissa. On myös määriteltävä, mitkä ylipäänsä ovat ICT–kustannuksia. Jos printterit kuuluvat ICT-budjettiin, mutta kopiokoneet eivät, minne kuuluu tulostava kopiokone ? Onko tehtaan tuotannonohjausjärjestelmä osa tuotantokustannuksia vai ICT-kuluja ?

Koko problematiikan haltuunotto edellyttää yritykseltä johdonmukaista ja määrätietoista otetta paitsi ICT:n hallintaan, myös ICT–kustannusten hallintaan. Palkkiot ovat kuitenkin huomattavat: IT-Barometrin mukaan saavutettavat hyödyt prosentteina liikevaihdosta ovat jopa suurempia kuin koko ICT–kustannusten osuus liikevaihdosta. Koska lisäksi hyödyt näyttäisivät jakaantuvan epätasaisesti yritysten kesken sen mukaisesti kuinka hyvin ICT:n kustannukset ja hyödyt hallitaan, jättävät vielä monet yritykset niinsanotusti rahaa pöydälle – tai tässä tapauksessa ehkä konesaliin.

Julkaistu Kauppalehti.fi:ssä 15.11.2011

Sorry – blog post available in Finnish only.

Start typing and press Enter to search